日. 6月 26th, 2022
一番伝わる説明の順番

読むきっかけ

「塚田さんの話しは点であって、線になってないからわかりにくい」と言われた事が一番の動機。

説明の仕方を学んだことがなかった気がするので、改めて勉強することにした。

よくあること

  • シンプルな話しを複雑に伝えてしまう
  • 言いたいことはあるが、どう伝えたらいいかわからない

これを改善したい。

わかりやすい説明の順番

相手がどういう主張をしているのか、自分と食い違っているのかを察して柔軟に説明方法を変化させる。

説明には2種類ある

  • 自分主導の説明
  • 相手主導の説明

それぞれの特徴は以下の通り

自分主導の説明

プレゼンテーションなど、ゼロから組み立てる説明。

  1. 前提をそろえる
    これから話す内容について、相手がどの程度のレベルの知識を持っているか

    前提となる情報を共有できているか(過去の経緯、履歴。数字の定義など)
    今日はどこまで話すか
  2. 結論・主張・本質
    一言でいい
  3. 根拠・理由・事実
    根拠・理由は3つ話す。
    ロジックを強くするのは、どれだけ事実を調べられるか。
    政府や大手企業の公開資料を味方につけるとよい。
  4. 補足情報
    多すぎてもいけない。
  5. 結論・相手に促したいアクション
    最後にまとめる言葉で相手の印象が変わる。

相手主導の説明

相手から質問され、説明を求められるなどの問いに答える説明。

  • 大きいポイントから、小さいポイントの順番で説明する。
    事実であることが重要になる。
  • 相手が知りたいのは、自分の解釈なのか、事実かを見極めて、相手の聞きたい方から話す。
  • 事実を話す際は客観的なものから話す。

優先順位をつけて、捨てる
優先順位の最上位は「相手が知りたいこと」
これに関係しない情報は捨てる

「自分の思考」を整理するコツ

以下のステップでまとめる

  1. 相手の知りたいことを明確にする
    なにが一番知りたいか
  2. 自分の知りたいことを明確にする
    伝えたい内容の中に、相手にどう動いて欲しいのかを含める。
    仕事のコミュニケーションは人に動いてほしいというのが源泉にあるはず。
  3. 情報のギャップがないかを確認する
  4. ギャップを埋めるために、なにが必要かを考える

「相手の思考」を整理するコツ

自分が強い立場に置かれているのか、弱い立場に置かれているのかで違う。

自分が強い立場の時

過去の自分を思い出す。

相手の気持ちに配慮する必要がなく、忖度の必要がない。

自分が弱い立場の時

相手が求めているものを想像する

印象に残る伝え方のコツ

伝えたい情報をどれだけ詳しく持っているか。

自分の持っている情報量でしか話せない。